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会議の心得19か条 (日本語)  

2010-12-14 17:04:16|  分类: 日语资料 |  标签: |举报 |字号 订阅

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会議の心得19か条

1.会議は全員が発言し、討議するのが狙いである。
メンバー全員が知識や経験や意見の交換を積極的に行い、目的を達成
しようとする努力がなければならない。
2.会議の成否は目的と方法で決まる。
問題解決のための会議を開くのであるから、何のために会議を開くのか、
その目的と討議方式を事前に決めることが重要である。
3.会議はやたらに開いてはいけない。
会議は万能ではない。会議を開くだけの問題かどうか検討する必要が
ある。また、個別の話し合いや、文書回覧で処理できることは会議に
かけてはいけない。
4.会議メンバーは厳選すること。
望ましい人数は最小6名から最大20名以内である。 また、人選に
ついては目的やテーマにふさわしい人を選び出すことが大切である。
5.会議は時間厳守を習慣化づける。
一回の会議時間は2時間以内が理想的である。
6.リーダーは事前に会議計画を立案しておく。
?この会議の目的は何か
?何が問題なのか
?会議を開く必要はあるか、別の方法で処理できないか
?会議の議事予定は準備したか
?時間配分は大丈夫か
?メンバーは適切か
?出席予定者全員に予告したか
?設備は十分か
?必要な資料は集めたか
?討論をリードするためのアウトラインは用意したか
?決定の是非や方法はどうするのか
?どんな結論が予想できるのか
?結果のレポートの作成を計画したか
7.リーダーは討論を刺激?誘導?コントロールすること。
リーダーは討論に秩序を与えたり、的確な意思決定を行う責任がある。
8.会議メンバーは、会議の目標と決定を実現するのに協力すること。
リーダーが示した議事予定の大筋から外れないようにし、また、会議の
目的に関係ないかくれた議事予定を持ち込むことは避けるべきである。
9.他のメンバーに敬意を払うこと。
聴くということは、会議の参加者にとって責任があると同時に重要な
手段である。人が話している間、基本的な事実、情報、意見など何でも
簡単にメモをとることはきわめて有益である。
10.上手な質問は会議の活性剤である。
リーダーは、全員発言を心がけるだけでなく、うまい質問を投げかける
ことによって、討論を活発にしなくてはいけない。
11.リーダーは随時討議のまとめをすること。
通常3~5発言で一回分のまとめをすると良い。
12.会議メンバーの発言は要領よく簡潔に。
一回の発言時間は一分間で十分である。一度にいくつもの点を続けて
話をしてはいけない。一度に一つずつ発言し、何回も討論に加わる。
13.リーダーが決定を迫られたときには、結果の影響をよく考え最善の
決定をすること。
14.会議のメンバーは、理由や根拠を示す考えた発言をすること。
思ったことや感じたことの発言は、討論のロスが多くなるので、極力
避ける。
15.会議終了時、リーダーはメンバー全員と結論を確認しあう。
16.リーダーは閉会時に事後予定を述べる。
時間切れで討論が未了ならば次回の会議開催の確約をとりつける。
17.リーダーは記録の内容について責任を持つ。
18.リーダーは会議終了後、会議報告書を作成し、メンバー全員に配布する。
19.この会議は成功したかどうか結果を公式に評価すること。
討論と会議を評価することによって得られる成果は大きい。
?会議の目的は達成されたか。
?メンバーは、目的を理解し、全体としてよく参加発言したか。
?リーダーシップを適切に発揮したか。

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